Frecuentemente podemos observar en los procesos de contratación, especialmente procesos de Licitación o Concurso, se generan dudas en relación a las Bases o Términos de Referencia, facultándonos la misma LACAP el derecho para solicitar aclaraciones, dentro de los criterios y limitaciones definidas en las mismas Bases.
La misma LACAP ha dejado la potestad a cada una de las instituciones (ART. 50 y 51 LACAP) para que sean éstas quienes determinen los plazos que se consideren oportunos para realizar consultas, así como para la recepción y notificación de las aclaraciones que éstas generan. Esto parece ser un punto muy atinado por parte de los Legisladores, al no cerrar en la ley dichos plazos, ya que será la complejidad de la contratación la que debe definir o regir estos plazos, es decir, a mayor complejidad un mayor plazo de consultas y de recepción de adendas, por ende esto afecta también el plazo para la recepción y apertura de ofertas.
Sin embargo, en nuestro medio, se puede observar cierto abuso de este criterio o potestad legal que tienen las instituciones, ya que en su mayoría, establecen plazos arbitrarios, carentes de fundamentos técnicos y únicamente considerados en base a criterior personales de quienes se ven involucrados en el proceso de creación, diseño y formulación de las Bases de Licitación o Concurso.
Consideramos que lo idea sería definir de cierta manera los plazos, sobretodo para recibir la notificación de adendas, sean regulados al menos en el Reglamento, el cual debe adaptarse a las últimas reformas del año 2011 y que hasta la fecha no ha sido actualizado. Siendo este un punto muy importante que puede ser considerado a efecto de no obstaculizar el diseño de una buena oferta, ya que al no contar con una Adenda, ya que ésta modifica, cambia, altera o amplía lo establecido en la Base; dichos cambios pueden no considerarse adecuadamente en la oferta a presentar, generado de esta manera una segura descalificación de la oferta por "no cumplir con lo solicitado".
Al mismo tiempo, las consultas que no generan modificación a la Base de Licitación o Concurso, y que deriva en una "Aclaración", deberán notificarse en el mismo plazo de las Adendas, para que de esta forma se confirme lo solicitado en la Base respectiva.
Recordemos, una consulta podrá generar una Adenda o una Aclaración, siendo la primera un documento que modifica algún aspecto original contemplado en la Base, mientras que la Aclaración es únicamente confirmar dicho aspecto. Toda adenda es de obligatoria notificación a todos los interesados o participantes, mientras que una Aclaración podría notificarse únicamente a la empresa que realizó la consulta, aunque lo recomendable es notificar de igual manera a todos los participantes.
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