Proceso de Licitación o Concurso para los participantes u ofertantes

El proceso para un participante en una Licitación o Concurso, tiene diferentes etapas, las cuales de manera general son las siguientes:

1. Convocatoria
2. Obtención de Bases
3. Análisis preliminar de la Base
4. Consultas
5. Respuestas (o Adendas / Aclaraciones)
6. Preparación de oferta
7. Presentación de oferta en el Acto de Recepción y Apertura
8. Evaluación de ofertas
9. Resultados

Adenda o Aclaración ?

Frecuentemente podemos observar en los procesos de contratación, especialmente procesos de Licitación o Concurso, se generan dudas en relación a las Bases o Términos de Referencia, facultándonos la misma LACAP el derecho para solicitar aclaraciones, dentro de los criterios y limitaciones definidas en las mismas Bases.

La misma LACAP ha dejado la potestad a cada una de las instituciones (ART. 50 y 51 LACAP) para que sean éstas quienes determinen los plazos que se consideren oportunos para realizar consultas, así como para la recepción y notificación de las aclaraciones que éstas generan. Esto parece ser un punto muy atinado por parte de los Legisladores, al no cerrar en la ley dichos plazos, ya que será la complejidad de la contratación la que debe definir o regir estos plazos, es decir, a mayor complejidad un mayor plazo de consultas y de recepción de adendas, por ende esto afecta también el plazo para la recepción y apertura de ofertas.

Adendas

Es importante conocer sobre las diferentes etapas que comprenden el proceso de Contratación de Bienes y Servicios por Licitaciones. En muchas ocasiones, como empresas ofertantes o participantes en los procesos de Licitaciones, desconocemos de nuestros derechos a pedir consultas o aclaraciones de las Bases. Así como también las instituciones pueden actuar de oficio al percatarse de una falla, omisión, ampliación o modificación a los términos de referencia. Esto se realiza por medio de una Adenda. Trataré de ampliar un poco al respecto de este tema.

Concepto.
Adenda: Es toda modificación o ampliación que se realice a las bases de licitación o concurso expedidas dentro del plazo de la ley, por la autoridad competente y comunicadas a todos los ofertantes que hayan retirado las bases de licitación o concurso. Esta deberá realizarse por medio escrito o cualquier otro medio tecnológico que garantice la recepción del documento y pueda verificarse su recepción.

También es de señalar que se podrán realizar aclaraciones, las cuales corresponderá al Jefe de la UACI su respectiva emisión cuando las consultas, hechas por los participantes, no modifiquen el contenido de las bases. Esto se refiere a que si la UACI recibe una consulta sobre una aclaración sobre el contenido de las Bases, si la respuesta no modifica el contenido de las mismas, podrá el jefe UACI emitir respuesta y notificar a la empresa que realizó la consulta. Es importante mencionar que esta práctica podrá ser poco común en las instituciones, ya que por transparencia, cualquier consulta deberá responderse mediante Adenda a TODOS LOS PARTICIPANTES. (Ver Art. 42 RELACAP)

Mientas que la LACAP en sus artículos 50 y 51 establece lo siguiente:
Art. 50.- Las instituciones podrán hacer por escrito adendas o enmiendas a las bases de licitación o de concurso, antes de que venza el plazo para la presentación de las ofertas. Todos los interesados que hayan obtenido las bases de licitación o de concurso, serán notificados de igual manera de las modificaciones o aclaraciones correspondientes. Estos plazos serán fijados en las bases.

Art. 51.- Se podrán recibir consultas por escrito antes de la fecha de recepción de las ofertas, las que deberán ser contestadas y comunicadas por escrito a todos los interesados que hayan retirado las bases de licitación o de concurso; los plazos para dichas consultas serán determinados en las mismas bases.

De los artículos anteriores podemos observar que:

• Toda Adenda deberán ser por escrito, conjuntamente se puede utilizar cualquier otro medio que garantice la recepción del documento.

• Se realizará antes de vencido el plazo para la presentación de ofertas, en tal razón, la LACAP no establece períodos mínimos, así que perfectamente se podría notificar la adenda un día antes de la apertura de ofertas; sin embargo no es práctica saludable hacerlo de esta manera, por el hecho que las empresas no podrán contar con el tiempo suficiente para considerar cualquier cambio en sus ofertas, que deriven de una modificación a las bases.

• Los plazos serán fijados en las bases de competencia, es decir, que serán en ese documento en donde se reflejarán los plazos máximos para la recepción de las consultas, así como también para la notificación de la Adenda; entonces, habrá de tomarse en cuenta algunos criterios para establecer estos tiempos, como por ejemplo: Magnitud del proceso (si es un proyecto de construcción, o también si los bienes o servicios a adquirir se pueden catalogar como "complejos" o "especializados"); Contenido de la Adenda, si en el documento se realizan cambios considerables a las Bases, especialmente a las Especificaciones Técnicas de lo solicitado, habrá de considerar un tiempo prudencial para que las empresas puedan tomar en consideración todos los cambios.