Administrador de Contrato

El Administrador de Contrato u Orden de Compra.

Desde las reformas del 2011, la LACAP ha ampliado esta figura para los procedimientos de Contratación. Aunque muchas Instituciones de la Administración Pública no dan el crédito suficiente o la importancia adecuada a dicho nombramiento, es necesario tener presente que éste es importante para un desarrollo adecuado, oportuno y eficaz del Objeto contractual. También es importante tener claro que el incumplimiento a los aspectos señalados en la normativa, por parte de quien ejerza dicho rol, traerá diferentes consecuencias y sanciones para el funcionario público. Hay que tener presente el Principio Constitucional, en cuanto a que todo funcionario público no tiene más facultades que las que expresamente da la Ley, asi pues el Cargo de Administrador de Contrato tiene sus límites en cuanto a las facultades que éstos tienen.

A continuación brindamos nuestro aporte a la figura del Administrador de Contrato, a través de las siguientes interrogantes:

• ¿Qué es el Administrador de Contrato?
• ¿Quienes pueden ser Administradores de Contrato?
• ¿Cuáles son las funciones que ejerce?
• ¿Cuáles son los requisitos para ser Administrador de Contrato?
• ¿Debe nombrarse a una sola persona como Administrador de Contrato?
• ¿Forma parte de la CEO el Administrador de Contrato?

¿Qué es el Administrador de Contrato?
Es la persona encargada de dar seguimiento a la ejecución del documento contractual, sea contrato u orden de compra, pudiendo en este sentido también llamarse "Administrador de Orden de Compra". En cualquier caso, dicha persona deberá hacer valer la adecuada, correcta y oportuna ejecución de la Obligación contractual.

¿Quienes pueden ser Administradores de Contrato?
Los Adm. de Cont. son propuestos por el Requirente del Bien o Servicio objeto del procedimiento de contratación correspondiente, de esta manera podrán ejercer dicho cargo todas aquellas personas quienes se consideren aptas para tal fin. En este caso, es la parte que propone a dicha persona para tal función quién debe considerar o evaluar a los posibles sujetos a ser nombrados. Resulta redundante mencionar que no podrán ejercer dicho cargo quienes no sean capaces legalmente o no estén en ejercicio de sus Derechos, ya que desde el momento que están desempeñando un cargo laboral en una Institución de la Administración Pública, estas condiciones deberán estar implícitas.

¿Cuáles son las funciones que ejerce?
Las funciones que debe ejercer un Administrador de Contrato pueden resumirse en una sóla, el cumplimiento del objeto contractual. Sin embargo, el Art. 82bis de la LACAP establece una serie de responsabilidades que tiene el Administrador del Contrato, conforme a lo siguiente:

a)      Verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales; así como en los procesos de libre gestión, el cumplimiento de lo establecido en las órdenes de compra o contratos; (9)

b)      Elaborar oportunamente los informes de avance de la ejecución de los contratos e informar de ello tanto a la UACI como a la Unidad responsable de efectuar los pagos o en su defecto reportar los incumplimientos; (9)

c)      Informar a la UACI, a efecto de que se gestione el informe al Titular para iniciar el procedimiento de aplicación de las sanciones a los contratistas, por los incumplimientos de sus obligaciones; (9)

d)      Conformar y mantener actualizado el expediente del seguimiento de la ejecución del contrato de tal manera que esté conformado por el conjunto de documentos necesarios que sustenten las acciones realizadas desde que se emite la orden de inicio hasta la recepción final; (9)

e)      Elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de recepción total o parcial de las adquisiciones o contrataciones de obras, bienes y servicios, de conformidad a lo establecido en el Reglamento de esta Ley; (9)

f)       Remitir a la UACI en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción de las obras, bienes y servicios, en cuyos contratos no existan incumplimientos, el acta respectiva; a fin de que ésta proceda a devolver al contratista las garantías correspondientes; (9)

g)      Gestionar ante la UACI las órdenes de cambio o modificaciones a los contratos, una vez identificada tal necesidad; (9)

h)      Gestionar los reclamos al contratista relacionados con fallas o desperfectos en obras, bienes o servicios, durante el período de vigencia de las garantías de buena obra, buen servicio, funcionamiento o calidad de bienes, e informar a la UACI de los incumplimientos en caso de no ser atendidos en los términos pactados; así como informar a la UACI sobre el vencimiento de las mismas para que ésta proceda a su devolución en un período no mayor de ocho días hábiles; (9)

i)        Cualquier otra responsabilidad que establezca esta Ley, su Reglamento y el Contrato. (9)

¿Cuáles son los requisitos para ser Administrador de Contrato?

Dentro de los Requisitos que podrían considerarse para tal nombramiento, en vista que la LACAP y el RELACAP no los han establecido, podemos mencionar los siguientes: Conocimiento, Experiencia Técnica, Cualidades y Aptitudes de la persona. Podemos mencionar los siguientes:

Conocimiento:

• Sobre el objeto contractual, es decir que éste relacionado con el objeto que ha generado el procedimiento de contratación.
• Alcance del Contrato y los documentos que forman parte integral del mismo, es necesario que tenga acceso al contrato mismo, así como las Bases de Licitación o Concurso, o Lineamientos de la Contratación, así como cualquier otro documento que se hubiere emitido en el que se modifican o amplían los mismos, de igual manera debe tener acceso a la oferta contratada a fin de verificar personalmente todos los aspectos en ella contenidos.
• Normativa Aplicable, es primordial que se tenga el conocimiento de toda la normativa aplicable al objeto contractual, en primer lugar lo establecido o regulado por la LACAP y RELACAP, así como otra que tuviere relación.
• Procedimiento a emplear en la Gerencia del Contrato u Orden de Compra, es decir tener definida de manera clara el procedimiento a aplicar durante la gestión y administrador del contrato.
• Técnicas de negociación y resolución de conflictos, es un aspecto importante que se cuente con conocimientos básicos en este aspecto, ya que dentro de las responsabilidades tiene gestionar reclamos por incumplimientos o para la ejecución del Contrato de manera oportuna, de esta manera es necesario que tenga las aptitudes mínimas para negociar y resolver los posibles conflictos que se deriven.
• Costo-Beneficio cuando el Objeto contractual tenga características superiores a las solicitadas, ya que debe tener un criterio claro y con respaldo legal para evaluar una posible entrega de lo contratado y que éste refleje mejores Especificaciones de las solicitadas y contratadas.

Habilidades:

• Trabajo en Equipo
• Fortaleza Comunicacional
• Orden en la Gerencia del Contrato u O. de C.
• Conciliador
• Proactivo
• Juicio Lógico
• Buen Criterio

Valores:

• Dedicación
• Diligente
• Imparcial
• Ética e integridad

¿Debe nombrarse a una sola persona como Administrador de Contrato?

El Art. 82 Bis LACAP establece que el Titular nombrará a "los Administradores de cada contrato", así vemos que la Ley no restringe a que dichas funciones sean ejercidas por una sola persona, claro que esto dependerá de la complejidad que tenga el objeto contractual. Por ejemplo, en la compra de una computadora será adecuado contar con un solo Administrador de Contrato (u O. de C.), pero al contratar un Servicio de Seguridad para diferentes dependencias de la Administración Pública, a lo mejor sea oportuno contar con varios Administradores, quienes tengan bajo su responsabilidad cada una de las dependencias. Así pues, podemos concluir que el número de Administradores de Contrato será definido por la complejidad del Objeto Contractual.

¿Forma parte de la CEO el Administrador de Contrato?
Aunque la normativa no establece si el Administrador de Contrato formará parte de la Comisión de Evaluación de Ofertas, hay circunstancias que conllevan a inferir que éste puede formar parte de dicha Comisión, ya que en cierta medida podrá coincidir la figura de "Experto en la Materia" o "Requirente" con el "Administrador de Contrato", es decir que ambas funciones se ejerzan por una misma persona; sin embargo, en este caso, es lógico pensar que ejercerá la función de Experto en la Materia mientras se encuentre en el proceso de Evaluación de Ofertas, esto será así mientras dure esta etapa procesal, posteriormente ejercerá las funciones o el rol de Administrador de Contrato, una vez se realice la contratación respectiva.

Pero hemos visto que dentro de los requisitos que se pueden considerar para ser Administrados de Contrato, tenemos el conocimiento del Objeto contractual y el acceso a los documentos contractuales del procedimiento de contratación. Ampliando este criterio, y considerando que no existe prohibición expresa en la normativa vigente, el Administrador de Contrato podrá formar parte de la CEO a fin de tener mayores y mejores insumos que pudiesen haberse analizado durante el proceso de Evaluación de Ofertas y que deriven en una mejor gestión de la ejecución de la obligación contractual.

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